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La verbalizzazione dell’assemblea interviene in un tempo successivo
alla conclusione dei lavori assembleari e non deve necessariamente
essere fatta subito dopo lo scioglimento dell’assemblea, fermo restando
che la verbalizzazione dovrà avvenire nei tempi necessari per la
tempestiva esecuzione degli obblighi di deposito o di pubblicazio-ne
delle deliberazioni assembleari.
Il verbale per atto notarile deve essere iscritto nel repertorio del
notaio verbaliz-zante nel giorno della sua redazione e non in quello in
cui si è tenuta l’assemblea.
La funzione del verbale e la valutazione degli interessi tutelati da
una corretta verbalizzazione inducono a ritenere che il verbale redatto
da notaio possa essere sotto-scritto dal solo notaio verbalizzante e
che non sia richiesta a pena di invalidità la sotto-scrizione del
presidente dell’assemblea.
Pertanto, in ordine alla nullità delle deliberazioni assembleari per
mancanza di verbalizzazione, va precisato che non si considera mancante
il verbale se esso, oltre a contenere la data della deliberazione e il
suo oggetto, sia sottoscritto dal presidente dell’assemblea o dal
presidente del consiglio di amministrazione o dal presidente del
consiglio di sorveglianza e dal segretario nel caso di verbale redatto
per atto privato ov-vero dal solo notaio nel caso di verbale redatto
per atto pubblico.
L’invalidità della deliberazione per mancanza del verbale viene
sanata da una verbalizzazione eseguita prima dell’assemblea successiva.
La nozione stessa di verbalizzazione richiede però che il soggetto che
redige il documento verbale (sia esso un atto privato o un atto
notarile) sia stato presente all’assemblea il cui svolgimento viene
do-cumentato con il verbale.
La specificità del verbale di assemblea induce a ritenere non
applicabili al docu-mento notarile alcune delle prescrizioni dettate
dall’art. 47 all’art. 59 della legge notarile (16.2.1913 n. 89) con
particolare riferimento alla necessità dell’assistenza dei testimoni o
della rinuncia agli stessi (art. 50 legge notarile), e a quella della
lettura dell’atto al pre-sidente o all’assemblea. Nel caso in cui gli
interventi in assemblea siano svolti in una lin-gua non compresa dal
verbalizzante, essi dovranno essere tradotti in modo da assicu-rare al
soggetto verbalizzante la comprensione dell'intervento, senza però
vincoli formali, non applicandosi al verbale gli artt. 55, 56 e 57
della legge notarile.
Motivazione
E’ da tempo acquisito che il resoconto del fatto assembleare, da
realizzarsi con il confezionamento del verbale, non può che avvenire
dopo l’esaurimento del fatto stes-so: durante lo svolgimento
dell’assemblea, infatti, l’autore del verbale non può che im-pegnarsi
nella accurata percezione degli avvenimenti e, tutt’al più, specie là
dove non vi sia l’ausilio di registrazioni audio/video, nella stesura
di semplici appunti, che - senza distrarre l’attenzione del
verbalizzante - ne aiutino la memoria nella successiva fase di
redazione di un verbale preciso e fedele, cioè immune da vizi di
incompletezza e di inesattezza (e v. per la s.p.a. l’art. 2377, comma
5°, n. 3 c.c., norma richiamata nel-la s.r.l. dall’art. 2479 ter, comma
4°, c.c.).
E’ altrettanto acquisito che proprio a tale ultimo fine non
necessariamente oc-corre procedere alla stesura del verbale subito dopo
la conclusione dei lavori assem-bleari. Possono, infatti, ricorrere
necessità materiali e contingenti o ragioni di oppor-tunità connesse
alla complessità del fatto assembleare le quali inducano l’autore del
verbale a posticiparne il confezionamento ad altro momento più adatto,
nella stessa o in successive giornate (si pensi a: assemblee che si
concludono ad ora tarda e/o in condizioni di stress dei soggetti a cui
spetta la redazione/sottoscrizione del verbale e/o a ridosso di impegni
precedentemente assunti dai medesimi soggetti; necessità o op-portunità
di visionare/ascoltare le registrazioni dell’assemblea ovvero di
esaminare do-cumenti connessi ad interventi da verbalizzare, la cui
esatta comprensione e sintesi in atto non può prescindere dal contenuto
dei documenti a cui gli interventi si riferisco-no; ecc.).
Il nuovo testo dell’art. 2375 c.c., nel comma terzo (applicabile
alla s.r.l. pur nel difetto di esplicito richiamo, stante la ricorrenza
di uguali esigenze e presupposti, an-che alla luce della elaborazione
dottrinale precedente alla riforma), esplicita ora la li-ceità del
verbale non contestuale e pone al suo autore il solo obbligo di
procedervi "senza ritardo, nei tempi necessari per la tempestiva
esecuzione degli obblighi di depo-sito o di pubblicazione": formula da
interpretarsi nel senso che - là dove il verbale sia soggetto a
deposito e/o a pubblicazione - il rispetto dei termini per questi
ultimi a-dempimenti garantisce l’assenza di ritardo (ove invece non
ricorrano gli adempimenti citati, il giudizio sulla tempestività del
verbale ha, come unici parametri di riferimento, la complessità del
fatto assembleare che ne è oggetto e/o il protrarsi di eventuali
osta-coli materiali al perfezionamento del verbale).
Quanto sopra, peraltro, non esclude che, per un verso, quantunque il
verbale sia tecnicamente ineccepibile, un ingiustificato posticipo
della sua redazione pur nell’ambito dei termini utili per gli
adempimenti possa essere fonte di danni risarcibili, e che, per altro
verso, un verbale tardivo, cioè successivo alla scadenza di quei
termini, sia un valido verbale, in quanto idoneo - se perfezionato
prima della successiva as-semblea - ad evitare la nullità della
deliberazione per mancanza del verbale ai sensi dell’art. 2379 bis,
comma 2°, c.c. (richiamato nella s.r.l. dall’art. 2479 ter, comma 4°,
c.c.).
Merita tuttavia specificare che detto verbale tardivo - utile anche
a sanare l’invalidità della delibera in conseguenza di un primo verbale
da ritenersi mancante perché privo di uno degli elementi indicati
nell’art. 2379, comma 3°, c.c., o da ritenersi incompleto o inesatto al
punto da impedire l’accertamento del contenuto, degli effetti e della
validità della deliberazione ex art. 2377, comma 5°, n. 3 c.c. - non
può che essere redatto da soggetto, dotato dei poteri e della
legittimazione di volta in volta necessari, personalmente (se del caso,
anche con l’ausilio di mezzi telematici) presente alla riu-nione
assembleare: ciò in quanto l’essenza del verbale assembleare rimane
legata alla percezione diretta dell’evento da parte di chi ne offre il
racconto.
In ogni caso non è dato desumere dalle norme dettate né dai principi
in mate-ria, e pertanto non sussiste, l’obbligo del verbalizzante di
esporre nel verbale le ragioni di una verbalizzazione non contestuale e
non tardiva, e ciò in quanto questa appartie-ne alla fisiologia della
documentazione assembleare.
Se il perfezionamento del verbale avviene in giorno diverso da
quello in cui si è svolta la riunione, è necessario che dal verbale
risultino sia la data in cui l’atto è stato redatto e sottoscritto (in
osservanza di quanto disposto dall’art. 51, comma 2°, n. 1, legge
notarile), sia la data in cui si è tenuta la riunione assembleare e
sono state adot-tate le relative deliberazioni (nel rispetto di quanto
previsto dall’art. 2375, comma 1°, c.c.). E poiché l’iscrizione di un
atto a repertorio va effettuata in dipendenza della sua effettiva
realizzazione e nel giorno in cui questa si verifica (art. 62 legge
notarile), ne deriva che al fine di cui sopra rileva la data dell’atto
e non quella dell’evento assemble-are in esso documentato.
Proprio la (ora testualmente riconosciuta) liceità del verbale non
contestuale accresce il rischio che il presidente dell’assemblea non
possa sottoscriverlo a causa di eventi verificatisi tra la conclusione
della riunione e la redazione del verbale. A tale impossibilità quasi
mai può porsi sicuro rimedio attraverso la sottoscrizione del verba-le
da parte dei soggetti (presidente del consiglio di amministrazione o
del consiglio di sorveglianza) menzionati, come alternativi al
presidente dell’assemblea, nell’art. 2379, comma 3°, al fine di evitare
la nullità della deliberazione per "mancanza del verbale": quei
soggetti potrebbero del tutto mancare (per mancanza delle relative
cariche, se la società ha un amministratore unico), coincidere con il
presidente dell’assemblea (che normalmente è, per scelta statutaria, il
presidente del consiglio di amministrazione o del consiglio di
sorveglianza) o essere assenti in assemblea (ed è quantomeno dubbio che
abbia valore giuridico la sottoscrizione di un soggetto che, in quanto
assente, non è in grado di verificare l’esattezza e la completezza del
verbale).
Quando il verbale è redatto con atto notarile, tuttavia, l’art.
2375, comma 1°, c.c. (ed ora anche l’art. 2379, comma 3°, c.c.), non
diversamente da quanto avveniva prima della riforma, si presta ad
essere letto - alla luce della "ratio" dell’intervento del notaio e
della funzione dal medesimo svolta - nel senso della sufficienza della
sotto-scrizione notarile in ordine alla validità del verbale e della
delibera. Si è infatti più volte osservato che la logica
dell’intervento notarile nell’assemblea straordinaria è riposta nella
garanzia di una ricostruzione documentale imparziale del fatto
assembleare nell’interesse generale (della società, di tutti i soci,
dei terzi variamente interessati), una ricostruzione documentale dotata
dell’efficacia di piena prova che mal si presta ad essere condizionata
nel suo venire ad esistenza e nella determinazione del suo conte-nuto
da un soggetto tutt’altro che imparziale (in quanto nominato dai soci
di maggio-ranza) quale di norma è il presidente dell’assemblea (e, ora,
gli altri soggetti menziona-ti dall’art. 2379, comma 3°, c.c.). Donde
la deduzione che il verbale notarile è in realtà un atto pubblico senza
parte, nel senso che non vi è alcun soggetto (tanto meno l’assemblea
complessivamente considerata, che in sostanza si risolverebbe nella sua
interna maggioranza) che, a fatti svolti, possa "disporre" della
relativa verbalizzazione notarile, impedendone la realizzazione (in
assoluto o in modo non conforme ai propri desideri) attraverso la
negazione della propria sottoscrizione. Il notaio incaricato della
redazione del verbale ha perciò il potere/dovere di procedervi
quand’anche il presiden-te dell’assemblea (o altro soggetto di cui
all’art. 2379, comma 3°, c.c.) non possa o non voglia sottoscrivere il
verbale, nel qual caso - alla luce della comune prassi di racco-gliere
la sottoscrizione del presidente - può ritenersi opportuno che si
faccia menzione, nel verbale, delle cause della mancata sottoscrizione.
La individuazione nel verbale assembleare notarile di un atto
pubblico senza parte - anche quando in esso si dia conto di
dichiarazioni di natura negoziale rese in assemblea, se delle stesse si
dia conto quali "fatti" accaduti in assemblea e non già allo scopo di
rivestirle di una forma diversa da quella orale - comporta più in
generale la non necessaria applicazione di quelle formalità che la
legge notarile ricollega alla pre-senza di almeno una parte: dalla
costituzione in atto del presidente dell’assemblea (o altro
intervenuto), con conseguente verifica dell’identità e della
legittimazione, alla as-sistenza dei testimoni o rinunzia agli stessi,
dalla lettura dell’atto alla sottoscrizione del medesimo.
La mancanza di parti esclude altresì l’applicazione delle norme
sulla nomina di interpreti di cui agli artt. 55, 56 e 57 legge
notarile. Esiste, naturalmente, la necessità che gli interventi in
assemblea vengano espressi in lingua comprensibile da parte del
verbalizzante, che in caso contrario non potrebbe dare adeguato conto
dello svolgimen-to dell’assemblea. Ma a ciò si può ovviare con
qualsiasi sistema di traduzione che pre-senti un sufficiente grado di
affidabilità. E null’altro va richiesto se non, tutt’al più, una
indicazione in verbale del sistema utilizzato per ottenere tale
comprensibilità. |
